Bảo hiểm xã hội: Mã đơn vị sẽ được cấp lại theo cấu trúc mới thì cần cập nhật lại thế nào để đóng cho đúng?
Theo cấu trúc mới, mã đơn vị bảo hiểm xã hội sẽ được cấp lại và không phải tự động bảo hiểm xã hội sẽ cấp lại mã đơn vị mới cho doanh nghiệp. Thay vào đó, doanh nghiệp phải cung cấp thông tin cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Bởi vì mã đơn vị mới sẽ có mã số thuế, đối tượng tham gia và đồng thời sẽ thể hiện ký hiệu liên quan đến ngành nghề mà doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh.
Do đó, bắt buộc phải thực hiện cung cấp thông tin thì cơ quan bảo hiểm xã hội mới xác định được doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực gì.
Cụ thể, ngày 04/8/2025, BHXH Việt Nam ban hành Công văn 1804/BHXH-QLT năm 2025 về việc sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý.
Công văn này hướng dẫn việc sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH của người tham gia, đồng thời hướng dẫn bộ mã quản lý đơn vị tham gia BHXH, BHYT.
Theo hướng dẫn tại Công văn 1804/BHXH-QLT năm 2025, đối với đơn vị cùng tham gia BHXH, BHYT, bộ mã đơn vị được cấu trúc gồm:
- ĐD: Mã định danh đơn vị;
- ĐT: Mã đối tượng;
- LH: Mã loại hình sản xuất kinh doanh.
Trong đó, mã ĐT và mã LH được xác định theo các phụ lục ban hành kèm Công văn 1804/BHXH-QLT năm 2025.
Ví dụ, mã đơn vị cũ là TD0001D thì sau khi chuyển đổi có thể được thể hiện theo cấu trúc 0123456789DNA03.
Trong đó, 0123456789 là mã định danh đơn vị, DN là mã đối tượng và A03 là mã loại hình sản xuất kinh doanh. Đây cũng là ví dụ được nêu trong hướng dẫn chuyển đổi của BHXH cơ sở Xóm Chiếu.
Đồng thời, ngày 13/8/2026, BHXH Việt Nam ban hành Kế hoạch 3115/KH-BHXH năm 2026 Tải về về chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH, bộ mã quản lý trên các phần mềm nghiệp vụ của BHXH Việt Nam.
Theo Kế hoạch này, việc chuyển đổi được triển khai từ ngày 01/9/2026, trên cơ sở thực hiện Công văn 1804/BHXH-QLT năm 2025.
Như vậy, việc chuyển đổi mã đơn vị trong tháng 9/2026 không phải là thay đổi riêng của một cơ quan BHXH địa phương mà nằm trong kế hoạch chuyển đổi chung của ngành BHXH.
Tuy nhiên, cách thức cập nhật thông tin và thời hạn thực hiện cụ thể đối với từng đơn vị sẽ thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan BHXH đang quản lý doanh nghiệp.
Vừa qua, BHXH cơ sở Xóm Chiếu đã có Thông báo 2054/TB-BHXH năm 2026 Tải về hướng dẫn cách cung cấp thông tin để chuyển đổi bộ mã đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Theo hướng dẫn này, doanh nghiệp cung cấp thông tin thông qua đường link do BHXH cơ sở Xóm Chiếu cung cấp, trong đó lựa chọn ngành nghề hoạt động và đính kèm giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp.
BHXH cơ sở Xóm Chiếu hiện quản lý địa bàn gồm 05 phường là Khánh Hội, Vĩnh Hội, Xóm Chiếu, Tân Thuận và Tân Mỹ.
Vậy "doanh nghiệp ở tỉnh, thành khác cần làm gì để cập nhật mã đơn vị BHXH mới?"
Đối với doanh nghiệp thuộc tỉnh, thành khác, doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ quản lý hoặc người phụ trách BHXH của đơn vị để biết cách thức cung cấp thông tin chuyển đổi mã đơn vị.
Doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng hướng dẫn của cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị, trong đó lưu ý thời hạn cung cấp thông tin để được cấp mã đơn vị mới.
Đối với doanh nghiệp thuộc địa bàn BHXH cơ sở Xóm Chiếu, doanh nghiệp cần tranh thủ hoàn thành việc cung cấp thông tin trước ngày 03/9/2026 theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.
Sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp sẽ sử dụng mã đơn vị mới khi thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH như báo tăng, báo giảm BHXH, giải quyết các chế độ cho người lao động hoặc thực hiện đóng tiền BHXH.
Do đó, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật mã đơn vị mới và sử dụng đúng mã khi thực hiện các thủ tục, giao dịch với cơ quan BHXH.
Mã đơn vị BHXH mới tháng 9/2026: Doanh nghiệp cần cập nhật thế nào để đóng cho đúng?
Tiền đóng bảo hiểm xã hội có được trừ khi tính thuế TNCN không?
Căn cứ tại Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định thu nhập từ tiền lương tiền công như sau:
Thu nhập từ tiền lương, tiền công
Thu nhập từ tiền lương, tiền công quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật Thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
...
3. Các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác, trừ các khoản sau:
...
Các khoản phụ cấp, trợ cấp không tính vào thu nhập chịu thuế quy định tại khoản này phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định theo pháp luật về ưu đãi người có công, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, lao động, bảo hiểm xã hội, y tế, giáo dục - đào tạo và pháp luật liên quan khác. Trường hợp khoản phụ cấp, trợ cấp nhận được cao hơn mức phụ cấp, trợ cấp quy định thì phần vượt phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của cá nhân, trừ quy định tại điểm h khoản này.
...
Đồng thời, tại Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định như sau:
Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công
...
2. Thu nhập tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là tổng thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 8 của Nghị định này mà người nộp thuế nhận được trong kỳ tính thuế trừ (-) đi các khoản dưới đây:
a) Các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp bảo hiểm xã hội tự nguyện theo Luật Bảo hiểm xã hội, khoản đóng góp bảo hiểm y tế tự nguyện theo Luật Bảo hiểm y tế, khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ.
...
Trường hợp cá nhân cư trú tại Việt Nam có thu nhập từ tiền lương, tiền công ở nước ngoài đã tham gia đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định của quốc gia nơi cá nhân đóng các loại bảo hiểm này như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc thì được trừ các khoản phí bảo hiểm đó vào thu nhập chịu thuế khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công.
Khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện của năm nào được trừ vào thu nhập chịu thuế của năm đó.
...
Như vậy, tiền đóng bảo hiểm xã hội (hoặc các khoản bảo hiểm tương tự đối với người Việt Nam là cá nhân cư trú nhưng làm việc tại nước ngoài có thu nhập từ tiền lương, tiền công ở nước ngoài) được trừ khi tính thuế TNCN.
Hợp đồng thử việc có phải đóng bảo hiểm xã hội hay không?
Căn cứ tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định như sau:
Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện
1. Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm:
a) Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả trường hợp người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên;
...
Đồng thời, tại khoản 5 Điều 3 Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn thêm như sau:
Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
...
5. Đối tượng quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 của Luật Bảo hiểm xã hội làm việc không trọn thời gian, có tiền lương trong tháng tính theo quy định tại khoản 2 Điều 7 của Nghị định này thấp hơn tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất; người lao động làm việc theo hợp đồng thử việc theo quy định của pháp luật lao động không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
...
Ngoài ra, căn cứ theo khoản 1 Điều 24 Bộ Luật Lao động 2019 quy định như sau:
Thử việc
1. Người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận về thử việc bằng việc giao kết hợp đồng thử việc.
2. Nội dung chủ yếu của hợp đồng thử việc gồm thời gian thử việc và nội dung quy định tại các điểm a, b, c, đ, g và h khoản 1 Điều 21 của Bộ luật này.
3. Không áp dụng thử việc đối với người lao động giao kết hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng.
Như vậy, người lao động làm việc theo hợp đồng thử việc được giao kết riêng theo quy định của pháp luật lao động thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Tuy nhiên, pháp luật hiện hành cho phép các bên có thể thỏa thuận nội dung thử việc ghi trực tiếp trong hợp đồng lao động theo đúng quy định của Bộ luật Lao động 2019.
Do đó, trường hợp nội dung thử việc được ghi trong hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên bao gồm trường hợp người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì người lao động vẫn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc ngay từ thời gian thử việc.
Nguồn: Thư viện pháp luật
NDS Group
Mã đơn vị BHXH mới tháng 9/2026: Doanh nghiệp cần cập nhật thế nào để đóng cho đúng?