Tổng hợp 40 khoản chi phí TNDN năm 2026 cần rà soát khi quyết toán thuế: điều kiện được trừ, các khoản bị khống chế, hồ sơ chứng từ và ví dụ thực tế.
Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), không phải mọi khoản chi phí đã hạch toán kế toán đều mặc nhiên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Điểm quan trọng là doanh nghiệp phải đồng thời kiểm tra tính thực tế của khoản chi, mối liên hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh, hồ sơ chứng từ, phương thức thanh toán và các giới hạn thuế nếu pháp luật có quy định.
Có thể hệ thống hóa các khoản chi thường gặp thành 2 nhóm lớn: các khoản có thể được trừ nếu đáp ứng điều kiện và các khoản không được trừ hoặc chỉ được trừ trong phạm vi nhất định.
Lưu ý: Bài viết dưới đây được biên soạn dựa trên nội dung 5 trang tài liệu do Mr Wick Kiểm toán cung cấp, đồng thời đối chiếu một số quy định hiện hành để làm rõ cách hiểu. Khi áp dụng cho hồ sơ thực tế, doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản pháp luật và tình huống cụ thể tại thời điểm quyết toán.
I. Nguyên tắc quan trọng: Muốn được trừ phải “qua 2 cửa”
Một khoản chi muốn được đưa vào chi phí được trừ cần vượt qua 2 nhóm điều kiện.
Cửa thứ nhất: Đáp ứng điều kiện của khoản chi
Khoản chi cần:
- Có thật, thực tế phát sinh;
- Phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
- Đáp ứng yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp pháp luật quy định.
Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp được trừ khoản chi nếu khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đủ hóa đơn, chứng từ và đối với các khoản thuộc diện áp dụng thì có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng/lần. (Văn Bản Chính Phủ)
Cửa thứ hai: Không thuộc khoản bị loại hoặc vượt giới hạn
Ngay cả khi khoản chi có hóa đơn và đã thanh toán đầy đủ, doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra:
- Có thuộc danh sách chi phí không được trừ hay không?
- Có vượt mức khống chế theo quy định hay không?
- Có đáp ứng đúng điều kiện riêng của từng loại chi phí hay không?
Vì vậy, nguyên tắc thực hành có thể tóm gọn:
Có thật → phục vụ kinh doanh → đủ hồ sơ → đúng dòng tiền → không bị loại → không vượt giới hạn → đúng thời điểm.
II. 40 khoản chi phí TNDN cần rà soát năm 2026
NHÓM A – Các khoản có thể được trừ nếu đủ điều kiện
1. Chi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ
Đây là nhóm chi phí phổ biến nhất của doanh nghiệp.
Để được tính vào chi phí được trừ, cần chứng minh:
- Hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ thực sự phát sinh;
- Phục vụ hoạt động kinh doanh;
- Có hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận/nghiệm thu hoặc hồ sơ tương ứng;
- Thanh toán đúng quy định.
Hồ sơ càng rõ ràng thì khả năng bảo vệ khoản chi khi thanh tra, kiểm tra thuế càng cao.
2. Chi tiếp khách, quảng cáo, marketing
Các khoản chi tiếp khách, quảng cáo, marketing phục vụ hoạt động kinh doanh có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện chung và có đầy đủ hồ sơ.
Một điểm cần lưu ý là không nên áp dụng máy móc “trần 15%” như các quy định cũ. Một điều cần nhấn mạnh rằng doanh nghiệp cần tập trung vào tính thực tế, mục đích kinh doanh, chứng từ và điều kiện pháp lý của từng khoản chi.
3. Mua hàng từ hộ kinh doanh, cá nhân
Doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ kinh doanh hoặc cá nhân.
Theo tài liệu, kế toán cần đặc biệt lưu ý:
- Sử dụng đúng hồ sơ, chứng từ theo từng đối tượng;
- Trường hợp thuộc diện sử dụng Mẫu 02/TNDN thì phải lập đúng đối tượng;
- Khoản mua từ 5 triệu đồng/ngày/người bán cần đặc biệt rà soát phương thức thanh toán theo quy định áp dụng.
Không nên chỉ dựa vào phiếu chi hoặc giấy biên nhận mà bỏ qua hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.
4. Tiền lương, tiền công
Tiền lương, tiền công có thể được tính vào chi phí được trừ nếu:
- Có căn cứ về tiền lương;
- Có hồ sơ lao động;
- Có bảng lương, quy chế hoặc hợp đồng phù hợp;
- Khoản chi thực tế phát sinh và đáp ứng điều kiện về chứng từ.
Đặc biệt lưu ý các khoản tiền lương có giá trị từ 5 triệu đồng/lần cần rà soát phương thức thanh toán theo quy định hiện hành.
5. Thưởng KPI, thưởng doanh số, tháng lương thứ 13
Các khoản thưởng không mặc nhiên bị loại.
Doanh nghiệp cần xây dựng và lưu giữ:
- Quy chế tiền lương, tiền thưởng;
- Điều kiện hưởng;
- Tiêu chí KPI/doanh số;
- Danh sách người hưởng;
- Quyết định hoặc hồ sơ phê duyệt;
- Chứng từ thanh toán.
Khoản thưởng càng được quy định rõ trong hồ sơ nội bộ thì càng dễ chứng minh tính hợp lệ.
6. Trích trước/dự phòng tiền lương
Doanh nghiệp có thể phát sinh khoản trích lập quỹ lương dự phòng để xử lý tiền lương phải trả nhưng chưa thực tế chi.
Theo quy định được tài liệu dẫn chiếu, mức dự phòng hằng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện; việc trích lập phải bảo đảm doanh nghiệp không bị lỗ. Nếu sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế, khoản dự phòng chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết thì phải xử lý theo quy định. (Thư Viện Pháp Luật)
7. Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động
Các khoản phúc lợi trực tiếp cho người lao động có thể được tính vào chi phí được trừ trong phạm vi quy định.
Tổng mức chi phúc lợi được tài liệu nhấn mạnh là không quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. (Thư Viện Pháp Luật)
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
Không phải cứ gọi là “phúc lợi” thì toàn bộ khoản chi đều được trừ.
Phải xác định đúng đối tượng, nội dung chi, hồ sơ và giới hạn.
8. Hưu trí, bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ
Các khoản chi cho người lao động liên quan đến:
- Hưu trí;
- Bảo hiểm tự nguyện;
- Bảo hiểm nhân thọ;
có thể được xem xét tính vào chi phí được trừ nếu đúng đối tượng, đúng điều kiện và đúng mức theo quy định.
Doanh nghiệp nên lưu hợp đồng bảo hiểm, danh sách người tham gia, quy chế/chính sách của doanh nghiệp và chứng từ thanh toán.
9. Chi trang phục
Chi trang phục được xử lý khác nhau tùy hình thức chi.
Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, phần chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm không được trừ. Nếu trang phục bằng hiện vật thì cần có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. (Phổ Biến Giáo Dục Pháp Luật Huế)
Do đó, kế toán nên tách riêng:
- Trang phục bằng tiền;
- Trang phục bằng hiện vật;
- Hồ sơ mua sắm;
- Danh sách người nhận.
10. Công tác phí, vé máy bay, khách sạn
Khoản công tác phí có thể được trừ nếu chứng minh được:
- Chuyến công tác có thật;
- Phục vụ công việc;
- Có quyết định/văn bản cử đi công tác;
- Có hóa đơn, chứng từ;
- Có hồ sơ thanh toán phù hợp.
Trường hợp nhân viên ứng tiền hoặc trực tiếp thanh toán, doanh nghiệp cần lưu ý hồ sơ ủy quyền, quy chế nội bộ và chứng từ hoàn ứng.
Các khoản chi 11–18 cần lưu ý
11. Tiền nhà và học phí
Các khoản doanh nghiệp chi cho người lao động như tiền nhà hoặc học phí trong một số trường hợp có thể được xem xét tính vào chi phí.
Hồ sơ cần phù hợp với chính sách của doanh nghiệp và phải có:
- Hợp đồng;
- Chứng từ;
- Quyết định/chính sách;
- Hồ sơ chứng minh đối tượng hưởng.
12. Đào tạo nghề, đào tạo lại
Chi phí đào tạo phục vụ công việc, nâng cao năng lực người lao động có thể được trừ nếu có:
- Kế hoạch/chủ trương đào tạo;
- Hồ sơ đào tạo;
- Hợp đồng với đơn vị đào tạo;
- Chứng từ thanh toán;
- Tài liệu chứng minh mục đích đào tạo.
13. Nghiên cứu và phát triển – R&D
Đây là một điểm đáng chú ý trong chính sách thuế TNDN mới.
Theo quy định mới, khoản chi liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển có cơ chế chi phí bổ sung được trừ, tối đa không quá 200% chi phí thực tế cho hoạt động R&D theo điều kiện pháp luật quy định. (Thư Viện Pháp Luật)
Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến hồ sơ chứng minh hoạt động thực sự là R&D, tránh tình trạng chỉ đặt tên dự án là “nghiên cứu” nhưng không có tài liệu chứng minh.
14. Tài trợ đúng đối tượng
Các khoản tài trợ có thể được tính vào chi phí được trừ nếu thuộc đúng nhóm đối tượng và đúng điều kiện pháp luật.
Một số lĩnh vực có thể được xem xét như:
- Giáo dục;
- Y tế;
- Khắc phục hậu quả thiên tai;
- Nghiên cứu khoa học;
- Phát triển công nghệ;
- Đổi mới sáng tạo;
- Chuyển đổi số.
Điểm quan trọng là phải chứng minh đúng đối tượng nhận tài trợ và đúng mục đích.
15. Tổn thất bất khả kháng
Khoản tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các trường hợp bất khả kháng khác có thể được xem xét theo phần thực tế không được bảo hiểm hoặc nguồn khác bồi thường.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Biên bản xác định tổn thất;
- Hồ sơ nguyên nhân;
- Hồ sơ bảo hiểm;
- Hồ sơ bồi thường;
- Tài liệu chứng minh giá trị tổn thất.
16. Đấu thầu không thành công
Chi phí liên quan đến hoạt động đấu thầu nhưng không tạo ra doanh thu không đồng nghĩa với việc chắc chắn bị loại.
Nếu khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động kinh doanh và đáp ứng điều kiện về hồ sơ, doanh nghiệp có thể xem xét tính vào chi phí được trừ.
17. Nghiên cứu thị trường, dự án thất bại
Đây là nhóm chi phí doanh nghiệp rất dễ bỏ sót khi quyết toán.
Một dự án thất bại không đồng nghĩa toàn bộ chi phí nghiên cứu, khảo sát, phát triển dự án bị loại.
Điều quan trọng là phải chứng minh:
Dự án có thật → doanh nghiệp thực sự triển khai → chi phí phát sinh thực tế → phục vụ hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, cần lưu hồ sơ dự án, đề xuất, hợp đồng, báo cáo nghiên cứu, kết quả khảo sát và tài liệu kết thúc dự án.
18. Tài sản cho thuê đang trống
Tài sản cho thuê chưa tìm được khách thuê không nhất thiết đồng nghĩa chi phí liên quan bị loại.
Nếu doanh nghiệp có quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp và tài sản thực sự được duy trì nhằm phục vụ hoạt động cho thuê, chi phí có thể được xem xét theo điều kiện và hồ sơ thực tế.
NHÓM B – Các khoản không được trừ hoặc bị giới hạn
19. Chi phí không phục vụ hoạt động kinh doanh
Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến chi phí bị loại.
Một khoản chi dù:
- Có hóa đơn;
- Đã chuyển khoản;
- Đã hạch toán;
vẫn có thể bị loại nếu không chứng minh được mối liên hệ với hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Do đó, “có hóa đơn” chưa đủ.
20. Thiếu hóa đơn, chứng từ hoặc sai điều kiện thanh toán
Đặc biệt từ ngưỡng 5 triệu đồng/lần, doanh nghiệp cần rà soát kỹ điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thuộc diện áp dụng. (Bộ Tài Chính)
Một lỗi thực tế thường gặp là:
Kế toán ghi nhận chi phí đúng nhưng đến khi quyết toán mới phát hiện chứng từ thanh toán không đáp ứng điều kiện.
Vì vậy, kiểm tra dòng tiền nên được thực hiện ngay khi phát sinh nghiệp vụ, thay vì chờ đến cuối năm.
21. Tiền phạt vi phạm hành chính, chậm nộp thuế
Theo nguyên tắc của pháp luật thuế TNDN, các khoản tiền phạt vi phạm hành chính, trong đó có các khoản phạt do vi phạm pháp luật thuế, thuộc nhóm không được tính vào chi phí được trừ.
Tuy nhiên, cần phân biệt với tiền phạt, bồi thường theo hợp đồng thương mại trong những trường hợp pháp luật cho phép xử lý khác.
22. Chi phí đã được nguồn khác bù đắp
Doanh nghiệp không được tính trùng một khoản chi đã được:
- Ngân sách;
- Quỹ;
- Bảo hiểm;
- Bên thứ ba;
hoặc nguồn khác bù đắp.
Nguyên tắc đơn giản là:
Một khoản chi không được “tính hai lần” vào chi phí thuế.
23. Phúc lợi vượt giới hạn
Phần chi phúc lợi vượt quá giới hạn được phép sẽ bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế.
Doanh nghiệp nên theo dõi tổng chi phúc lợi trong cả năm, thay vì kiểm tra từng khoản riêng lẻ.
24. Hưu trí, bảo hiểm vượt giới hạn hoặc sai điều kiện
Nếu khoản chi bảo hiểm, hưu trí hoặc bảo hiểm nhân thọ:
- Vượt mức quy định;
- Không đúng đối tượng;
- Không đáp ứng điều kiện;
thì phần không đủ điều kiện phải được loại khi quyết toán.
25. Trích lập dự phòng sai quy định
Chi phí dự phòng chỉ được tính vào chi phí được trừ khi việc trích lập và sử dụng thực hiện đúng cơ chế pháp luật về dự phòng.
Nếu doanh nghiệp tự trích dự phòng nhưng:
- Sai đối tượng;
- Sai tỷ lệ;
- Sai thời điểm;
- Sai phương pháp;
thì khoản chi có nguy cơ bị loại.
Khấu hao tài sản cố định: 4 lỗi cần đặc biệt chú ý
26. Khấu hao TSCĐ sai điều kiện
Chi phí khấu hao có thể bị loại nếu tài sản:
- Không phục vụ hoạt động kinh doanh;
- Không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/quyền sử dụng phù hợp;
- Không được quản lý, theo dõi trên sổ kế toán;
- Trích khấu hao sai chế độ.
Đối với công cụ, dụng cụ không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ, khoản chi được phân bổ dần nhưng thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm theo quy định được dẫn chiếu. (Thư Viện Pháp Luật)
27. Ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống
Đối với ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống, phần khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng/xe không được tính vào chi phí được trừ, trừ các trường hợp ngoại lệ theo quy định, chẳng hạn ô tô phục vụ kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn hoặc dùng làm mẫu, lái thử cho kinh doanh ô tô. (Thư Viện Pháp Luật)
Đây là một trong những khoản cần được kiểm tra riêng khi quyết toán.
28. TSCĐ đã khấu hao hết
Khi tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị thì về nguyên tắc không tiếp tục trích khấu hao để tính vào chi phí được trừ, trừ trường hợp tài sản được cơ quan có thẩm quyền cho phép đánh giá lại theo quy định.
29. Quyền sử dụng đất lâu dài
Quyền sử dụng đất lâu dài không thực hiện trích khấu hao như tài sản cố định có thời hạn.
Đối với quyền sử dụng đất có thời hạn, việc phân bổ cần căn cứ vào thời hạn sử dụng và hồ sơ pháp lý.
30. Công cụ, dụng cụ và khoản phân bổ
Đối với công cụ, dụng cụ không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ, chi phí mua được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm. (Thư Viện Pháp Luật)
Doanh nghiệp không nên tùy ý kéo dài thời gian phân bổ thành 5 năm hoặc 7 năm nếu không có căn cứ pháp lý phù hợp.
Nhóm 31–40: Những khoản thường phát sinh khi quyết toán
31. Chi phí trích trước chưa thực chi
Nếu đến thời hạn mà doanh nghiệp:
- Chưa thực hiện;
- Không thực hiện;
- Hoặc thực hiện không hết;
thì cần rà soát và xử lý phần chênh lệch theo quy định.
32. Lương đã hạch toán nhưng không thực chi
Đây là một rủi ro lớn.
Doanh nghiệp có thể hạch toán tiền lương nhưng nếu:
- Không thực tế chi trả;
- Không có hồ sơ hợp pháp;
- Không đáp ứng cơ chế dự phòng tiền lương;
thì khoản chi có thể bị loại.
33. Thưởng, phụ cấp thiếu căn cứ
Một khoản thưởng/phụ cấp muốn bảo vệ khi quyết toán cần trả lời được:
- Ai được hưởng?
- Điều kiện hưởng là gì?
- Mức hưởng bao nhiêu?
- Cách tính như thế nào?
- Căn cứ ở quy chế/hợp đồng/quyết định nào?
Nếu hồ sơ không trả lời được những câu hỏi này, rủi ro bị loại sẽ cao hơn.
34. Dự phòng lương sai giới hạn
Doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời:
- Mức trích tối đa;
- Quỹ tiền lương thực hiện;
- Điều kiện không làm doanh nghiệp bị lỗ;
- Thời hạn sử dụng;
- Việc hoàn nhập/xử lý phần chưa sử dụng.
Theo tài liệu tham khảo, mức trích dự phòng tiền lương tối đa là 17% quỹ tiền lương thực hiện và phần chưa sử dụng sau thời hạn quy định phải được xử lý. (Thư Viện Pháp Luật)
35. Lương của một số chủ sở hữu
Một khoản đặc biệt cần lưu ý là tiền lương của:
- Chủ doanh nghiệp tư nhân;
- Chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ;
và một số khoản thù lao của chủ sở hữu/thành viên quản lý không trực tiếp điều hành theo trường hợp luật định.
Không phải mọi khoản có tên “tiền lương” trên sổ kế toán đều được tính vào chi phí thuế.
36. Trang phục bằng tiền vượt trần
Phần trang phục bằng tiền vượt 5 triệu đồng/người/năm thuộc phần không được trừ. (Phổ Biến Giáo Dục Pháp Luật Huế)
Doanh nghiệp nên theo dõi theo từng người lao động để tránh vượt giới hạn mà chỉ phát hiện khi lập quyết toán.
37. Chi phí golf
Thẻ hội viên golf và chi phí chơi golf thuộc nhóm không được trừ.
Đây là nhóm chi phí cần được kế toán phân loại riêng, tránh đưa chung vào chi phí tiếp khách hoặc marketing.
38. Lãi vay vượt mức
Chi phí lãi vay cần được kiểm tra theo:
- Mục đích vay;
- Đối tượng cho vay;
- Lãi suất;
- Tiến độ góp vốn;
- Giới hạn lãi suất theo trường hợp;
- Quy định về giao dịch liên kết nếu doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng.
Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, cơ chế khống chế chi phí lãi vay có thể áp dụng theo quy định riêng. (Bộ Tài Chính)
39. Lãi vay và dịch vụ liên kết
Đây là một trong những nội dung cần đặc biệt quan tâm trong năm 2026.
Nghị định 255/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có quan hệ liên kết được ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ 01/07/2026. (Văn Bản Chính Phủ)
Vì vậy, khi rà soát các khoản lãi vay, dịch vụ liên kết trong năm 2026, doanh nghiệp cần đối chiếu đúng quy định áp dụng tại từng thời điểm, thay vì chỉ sử dụng cơ chế của các năm trước.
40. Tài trợ, ủng hộ sai đối tượng
Không phải khoản chi có tên:
- “CSR”;
- “Thiện nguyện”;
- “Trách nhiệm xã hội”;
đều được tính vào chi phí được trừ.
Điểm quyết định là đối tượng nhận tài trợ, mục đích tài trợ và hồ sơ chứng minh có thuộc trường hợp được pháp luật thuế cho phép hay không.
III. Bộ hồ sơ 5 lớp: Cách kiểm tra một khoản chi trước khi quyết toán
Một trong những nội dung thực tế đáng chú ý nhất là mô hình “5 lớp hồ sơ”.
Lớp 1 – Chứng minh nghiệp vụ có thật
Ví dụ:
- Hợp đồng;
- Đơn đặt hàng;
- Biên bản giao nhận;
- Biên bản nghiệm thu;
- Hồ sơ lao động;
- Hồ sơ dự án.
Mục tiêu: Chứng minh giao dịch thực sự xảy ra.
Lớp 2 – Hóa đơn, chứng từ
Kiểm tra:
- Đúng loại hóa đơn;
- Đúng tên, mã số thuế;
- Nội dung phù hợp;
- Giá trị phù hợp;
- Mẫu 02/TNDN nếu thuộc trường hợp áp dụng.
Lớp 3 – Hồ sơ nội bộ
Đây là lớp hồ sơ thường bị bỏ quên.
Có thể bao gồm:
- Quy chế thưởng;
- Quy chế công tác phí;
- Quy chế phúc lợi;
- Quyết định;
- Giấy ủy quyền;
- Chính sách nội bộ;
- Hồ sơ phê duyệt.
Lớp 4 – Dòng tiền
Đặc biệt rà soát các khoản từ 5 triệu đồng trở lên thuộc diện phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
Đây là nơi rất dễ xảy ra tình trạng:
Hóa đơn đúng – nghiệp vụ có thật – nhưng phương thức thanh toán không đáp ứng điều kiện thuế.
Lớp 5 – “File giới hạn thuế”
Doanh nghiệp nên lập riêng một danh sách theo dõi các khoản có giới hạn, chẳng hạn:
- Phúc lợi;
- Trang phục;
- Dự phòng tiền lương;
- Khấu hao;
- Lãi vay;
- Phạt;
- Tài trợ;
- Các khoản chi có điều kiện đặc thù.
Cách làm này giúp kế toán không phải “nhớ bằng đầu” tất cả giới hạn khi lập quyết toán.
IV. Ví dụ thực tế: Chi phí kế toán 1,82 tỷ đồng nhưng chỉ được trừ 1,4 tỷ
Giả sử doanh nghiệp có tổng chi phí kế toán:
1,82 tỷ đồng
Gồm:
| Khoản chi | Thực tế | Được trừ | Không được trừ |
|---|---|---|---|
| Phúc lợi | 680 triệu | 500 triệu | 180 triệu |
| Trang phục: 60 × 7 triệu | 420 triệu | 300 triệu | 120 triệu |
| Lãi vay cá nhân: 3 tỷ × 24% | 720 triệu | 600 triệu | 120 triệu |
| Tổng cộng | 1.820 triệu | 1.400 triệu | 420 triệu |
Như vậy:
Chi phí kế toán: 1,82 tỷ đồng
Chi phí được trừ: 1,40 tỷ đồng
Chi phí không được trừ: 420 triệu đồng.
Điểm quan trọng ở đây là:
420 triệu đồng bị loại khi tính thuế TNDN không có nghĩa là doanh nghiệp phải xóa khoản chi đó khỏi sổ kế toán.
Nếu nghiệp vụ thực tế phát sinh và đủ điều kiện ghi nhận kế toán, doanh nghiệp vẫn có thể hạch toán theo chế độ kế toán. Khi xác định thu nhập chịu thuế, phần không được trừ sẽ được điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế.
V. Checklist kiểm tra chi phí TNDN trước khi quyết toán
Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist 7 câu hỏi sau cho từng khoản chi:
1. Khoản chi có thật không?
Có hợp đồng, giao nhận, nghiệm thu, bảng lương hoặc tài liệu chứng minh?
2. Khoản chi có phục vụ kinh doanh không?
Có thể giải thích mối liên hệ với hoạt động tạo doanh thu/duy trì hoạt động doanh nghiệp?
3. Hồ sơ có đầy đủ không?
Có hóa đơn, chứng từ và hồ sơ nội bộ cần thiết?
4. Thanh toán có đúng quy định không?
Đặc biệt kiểm tra các khoản từ 5 triệu đồng/lần thuộc diện áp dụng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. (Bộ Tài Chính)
5. Khoản chi có thuộc nhóm bị loại không?
Ví dụ tiền phạt vi phạm hành chính, chi không phục vụ kinh doanh, một số khoản lương của chủ sở hữu...
6. Khoản chi có vượt giới hạn không?
Ví dụ:
- Phúc lợi;
- Trang phục;
- Dự phòng lương;
- Khấu hao ô tô;
- Công cụ dụng cụ;
- Lãi vay...
7. Khoản chi có đúng thời điểm không?
Đặc biệt đối với:
- Chi phí trích trước;
- Dự phòng;
- Tiền lương;
- Khấu hao;
- Chi phí phân bổ.
VI. Những sai sót doanh nghiệp nên tránh
Qua 40 nhóm chi phí được tổng hợp, có thể thấy một số sai sót phổ biến nhất không nằm ở việc không có hóa đơn, mà nằm ở việc hồ sơ không đồng bộ.
Sai lầm 1: Nghĩ rằng “có hóa đơn là được trừ”
Không đúng.
Hóa đơn chỉ là một lớp trong toàn bộ hồ sơ. Doanh nghiệp còn phải chứng minh nghiệp vụ có thật, phục vụ kinh doanh, đúng điều kiện thanh toán và không thuộc khoản bị loại.
Sai lầm 2: Chỉ kiểm tra chi phí vào cuối năm
Đến cuối năm mới phát hiện:
- Thiếu hợp đồng;
- Thiếu nghiệm thu;
- Sai phương thức thanh toán;
- Thiếu quyết định;
- Thiếu quy chế.
Khi đó việc bổ sung hồ sơ thường khó khăn hơn rất nhiều.
Sai lầm 3: Không theo dõi các khoản có giới hạn
Phúc lợi, trang phục, dự phòng, khấu hao, lãi vay... nên được theo dõi riêng ngay từ đầu.
Sai lầm 4: Nhầm giữa kế toán và thuế
Chi phí kế toán ≠ chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Một khoản có thể được ghi nhận hợp lệ trên sổ kế toán nhưng vẫn phải điều chỉnh khi quyết toán thuế nếu không đáp ứng điều kiện thuế.
Kết luận
Rà soát chi phí TNDN năm 2026 không nên được thực hiện theo cách đơn giản là “có hóa đơn thì đưa vào chi phí”.
Một khoản chi muốn được tính vào chi phí được trừ cần được kiểm tra theo chuỗi:
Có thật → phục vụ kinh doanh → đủ hồ sơ → đúng thanh toán → không bị loại → không vượt giới hạn → đúng thời điểm.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên lập “file giới hạn thuế” để theo dõi riêng các khoản như phúc lợi, trang phục, dự phòng tiền lương, khấu hao, lãi vay, phạt và tài trợ.
Đối với năm 2026, việc rà soát càng cần được cập nhật theo hệ thống quy định mới, trong đó Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/12/2025 và Nghị định 255/2026/NĐ-CP về giao dịch liên kết có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. (Văn Bản Chính Phủ)
Nguồn tham khảo chính: “40 khoản chi TNDN 2026 – Rà soát pháp lý đến 08/09/2026” – Mr Wick Kiểm toán.
Lưu ý: Nội dung mang tính chất tổng hợp và hướng dẫn rà soát theo tài liệu nguồn; việc xác định một khoản chi cụ thể được trừ hay không được trừ cần căn cứ vào hồ sơ thực tế, loại hình doanh nghiệp, thời điểm phát sinh và quy định pháp luật tương ứng.
40 khoản chi phí TNDN năm 2026: Khoản nào được trừ, khoản nào bị loại khi quyết toán thuế?